Al final de cada año fiscal, toda la información de ese año debe verificarse para garantizar su precisión y cotejarse con otros registros, como los recibidos de bancos y auditores. Luego, los períodos contables deben congelarse y trasladarse al archivo de historial para evitar que los usuarios realicen asientos que modifiquen los totales del año. Esto es lo que se conoce como “cerrar el año” en CATS. Este proceso es esencial para preservar todos los datos en CATS con fines históricos y de auditoría. 0;Close Year;-0;Accounting/Close Year;-

Se deben realizar los siguientes pasos antes de cerrar el año fiscal en CATS:

1. Asegúrese de que la información en el área aislada que se utilizará como fin de año sea correcta. Si ha realizado algún cambio en el área actual que deba reflejarse en el área aislada, necesitará volver a aislar o realizar los cambios directamente en el área aislada.
   
2. Ejecute el Recálculo Contable en el período aislado de fin de año y corrija cualquier error que pueda aparecer en el reporte.
   
3. Asegúrese de que los balances de cierre en el área aislada coincidan con el balance de comprobación de L/M. Estos balances se arrastrarán como los balances de apertura al inicio del nuevo año.
   
4. Contabilice o elimine todas las facturas pendientes con fecha anterior al cierre de fin de año. Si es necesario descontabilizar y corregir facturas, hágalo antes de ejecutar el procedimiento de fin de año. Una vez cerrado el año, CATS no permitirá la contabilización de facturas del año anterior.
   
5. Ingrese y contabilice todas las transacciones contables con fecha anterior al cierre de fin de año.
   
6. Verifique que el Libro Mayor tenga una cuenta para los asientos de consolidación de Utilidades Retenidas. Asegúrese de que el campo “Sistema” para esta cuenta de mayor esté configurado como GL_RET.
   
7. Realice una copia de seguridad de los datos del período actual y del período aislado de fin de año.
   
8. Ejecute el procedimiento de Verificar Contratos y, si es necesario, reindexe todos los archivos.
9. TODOS LOS USUARIOS DEBEN ESTAR FUERA DE CATS ANTES DE COMENZAR EL PROCESO DE CIERRE DE AÑO

En CATS, desde el menú Archivo, seleccione Mantenimiento > Mantenimiento General > Configuración Contable > Cerrar Año.

Acceso a la Función de Cierre de Año

CATS le solicitará la contraseña estándar.

Ingrese la Contraseña

Después de ingresar la contraseña, aparecerá un menú emergente que le permitirá editar las selecciones para el proceso de cierre de año.

Haga clic en Configuración para Elegir Fin de Año

Elija Configuración para cambiar el período contable que se utilizará para cerrar el año. Seleccione el período contable adecuado de la lista de la derecha, luego elija Guardar para continuar con el cierre del año.

Seleccione el Período de Fin de Año

Tal como lo advierte CATS, se debe realizar una copia de seguridad segura y permanente justo antes de cerrar el año.

Advertencia de Copia de Seguridad

Haga clic en cualquier parte para proceder.

Elija Todo para comenzar el proceso de cierre de fin de año.

Elija Todo para Proceder

Elija dónde imprimir el resultado desde el menú de impresión habitual de CATS. Para una visualización sencilla, elija HTML > Abrir en el Navegador.

Imprimir el Reporte de Cierre de Año

Después de revisar sus selecciones, haga clic en el botón Comenzar Ahora para iniciar el proceso. Los datos parpadearán en la pantalla a medida que CATS cierra el año.

Elija Comenzar Ahora para Comenzar

Cuando haya terminado, CATS mostrará el Menú de Mantenimiento y podrá Salir para continuar trabajando en CATS.

Cierre de Año Finalizado

• Préstamos - Los saldos de los préstamos se convierten en balances de apertura. Los préstamos inactivos se eliminan.
• 1099 - Recalcula todos los valores del formulario 1099 para los registros dentro del año seleccionado.
• Configurar cargos actuales - Las transacciones de inventario del período actual incluyen únicamente transacciones con fechas posteriores a la fecha de cierre del período.
• Establecer Balances de Cuenta en Valores de Apertura - Los balances del período de apertura de la cuenta se configuran con el saldo actual. Se actualizan las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y saldos bancarios.
• Actualizar Archivo de Historial - Las transacciones de L/M del período que se está cerrando se trasladan al archivo de historial.
• Purgar Archivo de Transacciones - Se eliminan todas las transacciones completadas de antes del año actual.
• Establecer Balances de Facturas - El balance del período de apertura para cualquier factura abierta se configura con el saldo actual. Se retienen las facturas abiertas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar que se arrastran del año anterior.
• Libro Mayor - Las cuentas de ingresos y gastos se ponen en cero al sumarlas y colocar el resultado en la cuenta de Utilidades Retenidas. Los balances de apertura de las cuentas de mayor se copian del área aislada de fin de año.
• Compras - Se establecen las cantidades y montos del período de apertura para las compras.
• Ventas - Se establecen las cantidades y montos del período de apertura para las ventas.
• Actualizar Páginas del Diario - Se registran los números de página del diario para el inicio del período.
• Verificar que los Diarios hayan sido Impresos - Todos los diarios deben imprimirse antes de cerrar un período. De lo contrario, las transacciones de los diarios cubrirán dos períodos. Se establecen las páginas de apertura de los diarios para el nuevo período. La fecha de la última actualización se restablecerá. La fecha de actualización debe ser el último día del mes.

• Verifique que los balances de cierre del período aislado de fin de año coincidan con los balances de apertura del área actual.
• Avance los períodos contables un año hacia adelante en el área actual. El Período 1 del área actual debe ser el primer período del nuevo año, por ejemplo, 31 de enero. Tenga cuidado de no ejecutar este procedimiento en el área aislada. El aislamiento de fin de año no debe modificarse.
• Ejecute un Recálculo Contable en el área actual para establecer los nuevos períodos y verificar que no hayan aparecido errores desde que cerró el año.

El proceso de cierre de año ha finalizado y puede trabajar en CATS normalmente.