0;Faturas de Inventário;-

As faturas de compra e venda são usadas para afetar o inventário aberto e as contas de Razão de Contas a Pagar e Contas a Receber no CATS. Esses dois tipos de faturas são criados quase da mesma maneira.

• Vá em Arquivo > Faturamento > Preparação de Fatura > Adicionar > Compra (ou Venda) OU Faturamento > Adicionar Fatura > Adicionar Compra / Adicionar Venda / Adicionar Fornecedor.
• Selecione um tipo de fatura (AP e SF são tipos finais) e escolha Aplicar.
• Insira o Número do Contrato base, a Data da Fatura e a Conta da Fatura. Você também poderá inserir o Número da Fatura. Clique em Aplicar.
• Escolha Sinv (Selecionar Inventário) no menu da fatura.
• Destaque um item na lista e clique na opção de menu Ferramentas > Selecionar esta Tela de Tráfego.
• Escolha as marcas na grade seguinte e clique no botão Continuar.
• Repita as duas etapas acima conforme necessário e escolha Sair para retornar à fatura.
• Altere qualquer campo na fatura escolhendo Editar.
• Ajuste os itens clicando duas vezes neles na lista de itens.
• Quando terminar todas as alterações, escolha Imp no menu para imprimir a fatura e escolha uma saída.
• Altere a caixa de seleção para Postar Fatura (se aplicável às configurações da sua empresa) para postar a fatura.

Antes de Criar uma Fatura de Compra:

• Deve existir um contrato de compra ativo com unidades e/ou peso em um item.
• Os seguintes campos precisam estar preenchidos na tela de localização:
  
  • Localização 1 (WH, AF ou IN)
  • Localização 3 (Código do Armazém/Navio)
  • Número do B/L
  • Data do B/L
  • Porto de Carregamento
  • Destino
  • Data de Chegada Prevista (ETA)

Se nem todos os campos estiverem preenchidos, você receberá este aviso.

Antes de criar uma Fatura de Venda:

• Deve existir um contrato de venda ativo com unidades e/ou peso.
• O material deve estar alocado a um contrato de compra. Como as faturas usam o procedimento de Selecionar Inventário para escolher as telas de localização, o contrato de venda deve ter uma tela de localização vinculada a ele.
• Dependendo das suas configurações, você poderá ver um aviso se tentar selecionar inventário em uma fatura de venda para uma tela de localização sem uma fatura de compra.

Vá em Faturas > Preparação de Fatura > Adicionar > Compra (ou Faturas > Preparação de Fatura > Adicionar > Venda para uma fatura de venda).

Adicione uma Fatura de Compra ou Venda pelo menu principal.

Selecione um tipo de fatura no seletor e, em seguida, selecione Aplicar para prosseguir com a adição dos detalhes da fatura.

Selecione um tipo de fatura para adicionar e escolha Aplicar.

Normalmente, você deve usar PP para Compra Proforma ou AP para Pagamento de Compra (tipo de fatura final com preço e peso fixos). Use SP para Venda Proforma ou SF para Venda Final.

Insira os detalhes corretos para esta fatura, incluindo o número do contrato, o código da conta e a data da fatura.

Insira a Data, Número do Contrato e Conta para esta fatura.

Escolha Aplicar para continuar e criar a fatura.

A tela da fatura será exibida (veja a imagem abaixo).

Uma tela de fatura em branco sem unidades. Use SInv para selecionar o inventário para esta fatura.

Atualmente não existem itens de fatura para esta fatura recém-criada, portanto, o valor na parte inferior é 0.00. Esta fatura não pode ser postada até que possua itens de fatura com unidades, peso e/ou um valor.

Você pode adicionar o material manualmente, adicionando um item de fatura e escolhendo um item de contrato para referenciar, ou pode usar o Selecionar Inventário (uma tela de localização) e o CATS preencherá os dados para você.

Escolha SInv no menu para selecionar o inventário para esta fatura.

Use o item de menu SInv para selecionar o inventário para esta fatura.

Uma lista de telas de tráfego para o número de contrato selecionado será exibida. Se uma tela estiver disponível (não selecionada em outra fatura), a coluna Selecionado exibirá Disponível. Se o material estiver em outra fatura, esta coluna mostrará Reservado. Clique em qualquer campo disponível para uma única tela e, no menu, selecione Selecionar ou Ferramentas > Selecionar esta Tela de Tráfego.

Uma lista de telas de tráfego neste contrato.

Use Selecionar para escolher uma tela de tráfego.

Clique em cada marca para copiar da tela de localização para esta fatura e, em seguida, escolha Continuar.

Escolha as marcas para copiar para esta fatura.

A tela de seleção de inventário mostrará Selecionado na coluna correspondente.

O inventário selecionado aparecerá como selecionado.

Escolha Sair para salvar essas alterações e retornar à fatura.

No momento de tentar selecionar uma tela de tráfego, você poderá receber o aviso sobre campos não preenchidos na tela de localização. Este aviso existe para evitar que itens que não devam ser faturados (devido ao status ou localização atual) sejam selecionados.

Aviso sobre informações de tráfego ausentes.

Em vez de sair e editar a tela de tráfego pelo menu principal, você pode escolher Ferramentas > Editar esta Tela de Tráfego para que o CATS abra a tela de localização em modo de edição, onde você poderá preencher os dados ausentes.

Use o menu Ferramentas para Editar esta Tela de Tráfego.

Para escolher todas as telas disponíveis (marcadas como Disponível) para esta fatura, use a opção de menu Ferramentas > Selecionar Tudo. O CATS só permitirá “Selecionar Tudo” se a tela de tráfego estiver completa.

Use Ferramentas Selecionar Tudo para escolher todas as telas deste contrato.

Se desejar visualizar um contrato diferente, vá em Ferramentas > Selecionar Contrato para Visualizar.

Selecionar um contrato para visualizar

Em seguida, escolha o contrato desejado. Pressione Continuar para ver o inventário disponível.

Escolha o contrato para continuar

Selecione Editar no menu da barra de ferramentas para alterar os campos nesta tela, como Condições de Pagamento, Observação, Número do B/L, Data de Vencimento, etc. Preencha os campos conforme desejado e escolha Salvar no menu superior para continuar.

Campos especiais para revisar ao editar uma fatura incluem:

• Condições de Pagamento são inseridas automaticamente a partir do código de condições de pagamento no arquivo de Códigos e Termos.
• Instruções de Pagamento podem ser armazenadas no arquivo de Observações.
• Você pode usar o link Anexar saldo para adicionar uma lista de todas as faturas em aberto desta conta ao campo de Observação. Isso é útil para enviar aos clientes.

Você pode anexar cobranças extras (devidas a você ou cobradas de você) às faturas de inventário criando itens de fatura manuais.

Na tela da fatura, selecione Item > Adicionar Item de Fatura.

Você pode criar subtotais separados para a sua listagem de itens de fatura. Os subtotais são itens especiais que imprimem o subtotal para uma seleção de itens. A ordem usada ao criar os itens e as linhas de subtotal determina quais itens aparecem em cada seção.

Na tela da fatura, selecione Item > Adicionar subtotal.

As linhas de subtotal podem ter configurações individuais para controlar quais campos são totalizados e como os subtotais são calculados.

• Imprimir se vazio. Se ativado, este subtotal será exibido na fatura impressa mesmo que não contenha itens.
• Subtotal aninhado. Se ativado, esta linha de subtotal será aninhada dentro de um subtotal pai.
• Totais acumulados. Se ativado, os subtotais continuarão após esta entrada em vez de reiniciarem em 0.

Você pode selecionar inventário de mais de um contrato para incluir nesta fatura, desde que os contratos tenham o mesmo código de conta. Na tela de Sinv, escolha Ferramentas > Selecionar contrato para visualizar.

Escolha Ferramentas e Selecionar Contrato para visualizar.

O CATS abrirá um seletor com todos os contratos para aquele código de conta. Escolha um contrato e pressione Continuar para ver o inventário disponível.

Escolha um novo contrato e selecione Continuar.

Em seguida, proceda com a seleção do inventário normalmente.

Para ver as marcas exibidas como uma lista (da mesma forma que os itens são mostrados), clique no link azul Alternar para marcas logo acima da lista de itens da fatura.

Clique em Alternar para marcas para ver uma lista de marcas nesta fatura.

Assim como ocorre com as marcas em outras áreas do CATS, se não houver valor em um campo, esse campo não aparecerá na lista de marcas nos documentos impressos.

Clique em Alternar para Itens para voltar a visualizar a lista de itens.

Em faturas não postadas, você também pode visualizar as marcas selecionando Marca no menu. Você pode editar os detalhes das marcas aqui, da mesma forma que faria nas telas de localização.

Edite uma marca em uma fatura usando o menu Marca.

Escolha Editar na tela, preencha os detalhes e escolha Aplicar para salvar.

Altere os detalhes da marca da fatura e escolha Aplicar.

Você pode optar por adicionar itens de mais de um contrato de venda (em vez de apenas mais de um contrato de compra). O primeiro contrato de venda aparecerá ao lado do contrato de compra, como mostrado aqui:

Link para o contrato de venda na fatura.

Em faturas de venda, você poderá receber qualquer um dos seguintes avisos caso as condições para a criação de uma fatura de venda não tenham sido atendidas.

Você poderá ver um aviso de que um item não foi pago se tentar selecionar o inventário de uma tela de localização que não possua uma fatura de compra vinculada.

Aviso de ausência de fatura de compra em uma fatura de venda.

Dependendo das configurações da sua empresa, você poderá prosseguir se clicar em Sim, ou poderá ser forçado a criar uma fatura de compra antes de poder selecionar este material para uma fatura de venda.

Este aviso pode aparecer tanto em faturas finais de compra quanto de venda. Se o contrato para este material não possuir um preço fixo (apenas um preço diferencial), você será solicitado a escolher um Preço de Liquidação para ser usado na fatura.

Insira um preço para o CATS usar e escolha Aplicar para prosseguir.

Insira o preço que deseja que o CATS use e escolha Aplicar.

Para faturas de venda, o CATS avisará se não houver um número de Ordem de Entrega (DO) na tela de localização. Você ainda pode prosseguir pressionando qualquer tecla ou clicando em qualquer lugar da tela.

Aviso de ausência de DO na seleção de inventário. Clique para continuar.

Cada usuário pode personalizar as colunas exibidas na grade de itens e marcas da fatura. Clique com o botão direito em qualquer cabeçalho de coluna e marque ou desmarque as colunas desejadas.

Clique com o botão direito para alterar as colunas que seu usuário vê na lista de itens da fatura.

Você pode arrastar a coluna para reorganizar a ordem. Também é possível clicar em uma coluna para ordenar por ela. Esta visualização será salva para o seu usuário em todas as faturas.

Para alterar o endereço na fatura, escolha Nome no menu.

Selecione Nome no menu para alterar o endereço na fatura.

Você pode inserir o endereço manualmente ou clicar em Alterar para escolher a partir de uma lista de endereços para esta conta.

Escolha Alterar para selecionar um novo endereço ou insira um novo endereço na caixa.

Escolha outro endereço, ou adicione um novo, e escolha Continuar. Endereços marcados com a etiqueta INVOICE serão usados automaticamente para todas as faturas dessa conta.

Selecione um endereço da lista ou adicione um novo.

Quando terminar de inserir o endereço, escolha Cancelar para fechar a caixa de endereço manual.

Escolha Cancelar para fechar a caixa de endereço ao terminar.

Você pode adicionar um endereço de entrega (Ship To) às faturas escolhendo Sh no menu. O campo de entrega será preenchido.

Escolha Sh para preencher o endereço de entrega.

Aqui, novamente, a ferramenta de múltiplos endereços será aberta e você poderá escolher um endereço da lista ou criar um novo. Siga as mesmas etapas descritas acima para o endereço de Nome.

Após criar uma fatura, você deve imprimi-la e postá-la para que ela tenha efeito. A postagem cria lançamentos no razão geral para esta fatura e afeta o inventário no lado contábil, bem como o saldo devedor no contrato.

Selecione Imp no menu da fatura e imprima-a como faria com qualquer documento no CATS. Quando solicitado, altere a caixa de seleção para Postar Fatura e escolha Aplicar.

Escolha Postar Fatura e clique em Aplicar para postar esta fatura no razão geral.

Você poderá ver uma caixa de progresso da postagem. Clique em qualquer tecla para prosseguir.

Quando o CATS terminar a postagem, você notará que o menu mudou. Você não terá mais as opções de Editar, Adicionar Itens, SInv (selecionar inventário), HW (reter fatura para evitar postagem) ou Excl (excluir).

O menu da barra de ferramentas em uma fatura postada.

Além disso, você pode confirmar que a fatura foi postada verificando o status no canto superior direito.

Status de Postado na fatura.

Se houver uma comissão nesta fatura (vinda do contrato ou inserida na fatura), você será perguntado se deseja postar a comissão. A fatura de comissão funciona como um registro separado no razão geral, com o mesmo número, mas com um código de conta diferente (o do corretor).

Selecione Sim para postar a fatura de comissão.

Escolha Sim para postar a fatura de comissão do corretor.

As faturas de comissão podem ter a postagem revertida na área de cancelamento de postagem de faturas.