Antes de comenzar a utilizar CATS, es posible que deba configurar el acceso externo, elegir su impresora de CATS y seleccionar las opciones internas del sistema. Esta página le proporcionará información detallada sobre cómo preparar CATS para su primer uso.

CATS se inicia desde un icono de acceso directo en su escritorio. Si no tiene un icono de acceso directo de CATS en su escritorio, consulte esta página para obtener instrucciones sobre cómo crear uno.

Para agregar nuevos usuarios o asignar derechos de usuario, debe haber iniciado sesión como supervisor. Se pueden agregar usuarios adicionales según sea necesario, de acuerdo con el contrato de licencia.

El supervisor puede agregar usuarios adicionales en la versión de red de CATS. Para hacerlo, inicie sesión en CATS como supervisor con el nombre de usuario “SU”. Solo el usuario “SU” puede modificar la lista de usuarios y sus derechos.

Luego, seleccione Mantenimiento > General > Archivo de Usuarios.

Acceso al Archivo de Usuarios

Seleccione Agregar en el menú de la barra de herramientas para crear un nuevo usuario.

Agregar un Nuevo Usuario

Ingrese el ID del nuevo usuario. NDS recomienda utilizar las iniciales del nombre, segundo nombre y apellido del usuario (dos caracteres). Los ID de usuario pueden tener hasta 3 caracteres. Ingrese el nombre completo del usuario en el campo de descripción sin signos de puntuación.

Ingresar Nuevo ID de Usuario

Haga clic en Aplicar para continuar. En la siguiente pantalla podrá cambiar los derechos del usuario y su nombre completo. Realice los cambios necesarios y seleccione Aplicar.

Editar Detalles del Nuevo Usuario

Al finalizar, verá el nombre del nuevo usuario en la lista de usuarios.

Cuando se agrega un nuevo usuario a CATS, el usuario suele tener la contraseña en blanco; por lo tanto, la primera vez que inicie sesión en CATS, ingresará sus iniciales como ID y presionará Enter cuando se le solicite la contraseña.

Iniciar Sesión en CATS

Tenga en cuenta que su empresa puede utilizar su propio logotipo en la pantalla de inicio de sesión.

Al ingresar su contraseña, es posible que no vea las letras que escribe. Simplemente escríbala y presione Enter al terminar.

Los usuarios pueden elegir nuevas contraseñas en cualquier momento. Los supervisores y el personal de New Data Systems también pueden cambiar la contraseña de cualquier usuario desde el área del archivo de usuarios.

Para cambiar su propia contraseña, vaya a Preferencias de Usuario > Cambiar Contraseña en el menú principal de CATS.

Cambiar Contraseña desde el Menú

Aparecerá un cuadro con su ID de usuario y un espacio para ingresar su contraseña actual y la nueva.

Ingresar una Nueva Contraseña

Complete los campos y presione Guardar para continuar.

A veces se solicitan contraseñas antes de realizar una acción que debe hacerse con cuidado. La solicitud de dicha contraseña comienza con un número, como se ve en la imagen a continuación.

Ingrese Contraseña 1

Los siguientes son los números de contraseña que podría encontrar:

1 - DEMOI (Utilizada en todo CATS.)
5 - COFCOF (Utilizada al realizar asientos contables contra cuentas protegidas del Libro Mayor)
6 - CONTR (Utilizada al realizar eliminaciones en el área de contratos.)

Las contraseñas numeradas se pueden cambiar de la misma forma que la contraseña de ID. Primero, escriba NEW cuando se solicite una contraseña. Luego, escriba la contraseña anterior. Después, siga las instrucciones para renombrar la contraseña. Las contraseñas numeradas deben tener 5 o más caracteres.

Cambiar una Contraseña mediante el Aviso

CATS cuenta con numerosas opciones específicas de la empresa que pueden ayudarle a obtener exactamente lo que necesita del sistema. Algunas de las opciones más utilizadas se encuentran en el área de Configuración del Sistema.

Desde el Menú Principal, seleccione Mantenimiento > Configuración > Configuración del Sistema.

Acceso a las Opciones de Configuración del Sistema

Bajo Configuración, hay una serie de opciones que le permiten personalizar cómo funcionará CATS para una empresa en particular.

Puede utilizar el logotipo de su empresa para crear un encabezado en facturas, confirmaciones de contrato y otros documentos.

Para introducir un logotipo en CATS, este debe ser una imagen gráfica, preferiblemente creada en una PC. Para comprobar si tiene una imagen adecuada, puede imprimir un encabezado utilizando la imagen en Microsoft Word. Las imágenes escaneadas normalmente no funcionan porque son demasiado grandes y no tienen la calidad suficiente.

Primero, el logotipo debe imprimirse con un controlador de impresora HP utilizando la opción de impresión “Hacia Archivo”. Esto crea un archivo de imagen de impresión.

A continuación, se deben eliminar los comandos de formato de página de la imagen. Póngase en contacto con New Data Systems para obtener más información sobre este proceso.

Una vez eliminado el formato, CATS puede enviar el archivo de imagen de impresión al documento que se esté imprimiendo.

No complete el campo de divisa si se refiere a la moneda predeterminada. Póngase en contacto con New Data Systems si desea utilizar una moneda predeterminada diferente. Una instalación estándar de CATS utiliza dólares de los EE. UU. como moneda predeterminada. La única excepción es para los diferenciales que se basan en Lb. En este caso, ingrese el diferencial en centavos por Lb. Por ejemplo, si el precio es 5 centavos por Lb sobre mayo, el diferencial es 5.00000. Si el diferencial no se ingresa por Lb, entonces el valor predeterminado es en dólares de los EE. UU. Por ejemplo, si el diferencial es $5.00/tm sobre mayo, el diferencial se ingresa como 5.00000.

No es necesario ingresar LB como base de peso, ya que este es el valor predeterminado. También se pueden utilizar KG y MT, así como 46KG y 50KG.

Se refiere a la Medida seleccionada en CATS. Por ejemplo, para el café, esto normalmente será “Sacos”.

Es posible que estos consejos no se apliquen a los procedimientos de configuración más recientes.

CATS utiliza aproximadamente 25 MB de almacenamiento en disco al momento de la instalación. (Tamaño aproximado).

CATS puede ubicarse en cualquier unidad de red.

Configuración de una Impresora

Antes de que un nuevo usuario pueda imprimir documentos desde CATS, debe indicarle al sistema a qué impresora enviar el documento.

Para obtener ayuda inicial con su impresora, consulte Configuración de una Impresora.

Las funciones de mantenimiento se dividen en las áreas de General, Recálculos, Ajustes y Configuración.

Bajo General encontrará:

• La función de mantenimiento más importante es el Re-indexado en Mantenimiento General. Ingrese A para todos. Asegúrese de que nadie más esté en CATS antes de comenzar el Re-indexado.
• El Mantenimiento del Archivo de Seguimiento es especialmente útil para revisar mensajes de error. Debe iniciar sesión como SU para poder acceder a esta selección del menú.

El área de Configuración del menú de Mantenimiento contiene muchas funciones útiles para configurar CATS.

Aquí se configurarán el encabezado, las columnas de marcas, los formularios de tráfico, las columnas de asignación, las facturas, los contratos, las observaciones y las fuentes. Están disponibles opciones de tamaño de papel, formato de divisa y fecha, entre otras configuraciones. También son relevantes las funciones específicas que puede activar o desactivar para todos los usuarios.

Configuración General del Sistema

Consulte Configuración del Sistema para obtener ayuda con las preferencias del sistema.

Para obtener ayuda con la personalización de las fuentes del sistema, consulte Fuentes del Sistema.

El tamaño de papel predeterminado es A4 para la configuración de Europa.

CATS admite configuraciones de fecha internacionales como alemana, británica y DMY.

Se pueden ingresar e imprimir caracteres especiales como ü. Estas funciones pueden requerir alguna modificación basada en las necesidades de su empresa y en su propia experiencia con CATS.

La tecla F2 es la forma más segura de salir del modo de edición sin perder ningún dato.

Donde no exista una tecla de Salida, se pueden utilizar las siguientes teclas en un campo “verde” de ancho fijo; presione cualquiera de las siguientes:

(En un campo “gris” de tamaño variable, presione cualquiera de las siguientes, excepto donde se indique lo contrario).

  [F2] Guardar/Continuar
  [AvPág] (no para campos grises)

Tenga cuidado en los campos “grises” de no presionar Enter a menos que tenga la intención de crear una línea en blanco. Utilice la tecla [Retroceso] o [Supr] para eliminar líneas en blanco innecesarias en estas regiones de edición o notas. Ir al inicio

Consulte la Lista de Cuentas para obtener ayuda al ingresar nombres, direcciones y códigos de cuenta.

Una vez que haya ingresado sus códigos de cuenta, es posible que desee imprimir una lista de ellos para referencia. Consulte Impresión de la Lista de Cuentas.

Las cuentas de clientes, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y cuentas bancarias se especifican mediante códigos alfanuméricos de 7 dígitos.

Por ejemplo: New Data Systems podría ser NEWDATA o NWDTSYS, donde el segundo esquema elimina las vocales a menos que la primera letra comience con una vocal. Sugerimos evitar el uso de caracteres de puntuación en estos nombres de cuentas auxiliares.

Ingrese los códigos de cuenta con la función Lista de Cuentas en el menú de Contabilidad.

La función de Escaneo en el módulo de Lista de Cuentas (Cuentas: Nombre/Dirección) es útil para ingresar muchas cuentas rápidamente.

Se incluyen cuentas de muestra con CATS. Estas deben eliminarse utilizando la función de Escaneo.

El No de Libro Mayor predeterminado es necesario para las cuentas BAN y es opcional para otras cuentas. Por ejemplo, si la cuenta de Libro Mayor del teléfono es 78000 y está ingresando al proveedor “Mi Compañía de Teléfono” con el código MYPHONE, entonces coloque 78000 en la cuenta de Libro Mayor. El No de Libro Mayor se puede anular cuando sea necesario.

Para las facturas que hacen referencia a contratos, el No de Libro Mayor proviene del No de Libro Mayor para facturas o de la asignación de No de Libro Mayor a los códigos de costos. El No de Libro Mayor de esta pantalla se utiliza con el Banco al ingresar recibos, desembolsos y transferencias bancarias, y para otras cuentas como el valor predeterminado para el monto de comprobación al ingresar recibos y desembolsos. El monto de comprobación es el monto no aplicado contra facturas de compra o venta.

Consulte Cómo configurar un Catálogo de Cuentas.

Cada banco (codificado como BAN) y todas las subcuentas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar se ingresan a través de las funciones de Agregar o Escaneo del área de Cuentas Auxiliares en la sección de Contabilidad.

Los siguientes son ejemplos de varios tipos de cuentas auxiliares utilizados en todo CATS:
SHI BUY BAN BRO WH VEN INS

BRO, WH y BAN deben utilizarse para Corredores, Almacenes y Bancos respectivamente.

No de Contrato - 6 u 8 caracteres alfanuméricos.
Códigos de producto - campos de 5 caracteres.
Códigos de categoría - campos de 3 caracteres.
Códigos de grado - campos de 6 o 10 caracteres.
Códigos de cuenta - 7 o 10 caracteres alfanuméricos.
No de factura - 7 caracteres alfanuméricos.
No de cuenta de Libro Mayor - campos de 5 dígitos.
Empresas que utilizan múltiples divisiones:

• Las divisiones tienen 3 dígitos.
• Los departamentos tienen 3 dígitos.

Los códigos de costos son campos de 3 dígitos que se utilizan al ingresar facturas para especificar el tipo de costo (flete, aduanas, etc.). Los No de Libro Mayor pueden asociarse con costos específicos.

CATS utiliza Códigos de Costos para realizar un seguimiento de sus gastos. Debe asignar Códigos de Costos para diferentes tipos de gastos o costos. Por ejemplo, con CATS puede analizar cuánto está gastando en pesaje, porque cada vez que ingrese un registro que involucre pesaje, ingresará el código de pesaje. Para obtener ayuda en la creación de Códigos de Costos:

Acerca de los Códigos de Costos.

Códigos de Origen, Destino, etc.

Ingreso de Descripción de Producto o Códigos de Grado

Cómo agregar Categorías y Subcategorías de Producto

Asegúrese de revisar el Archivo de Ayuda de Futuros.

Cree códigos como se indicó anteriormente para las cuentas de Corredores.

Establezca los Productos de Bolsa. Algunos de estos ya han sido configurados para usted. Operaciones de Bolsa: Productos de Futuros Operaciones de Bolsa: Escaneo de Productos de Futuros

Las posiciones en la Bolsa son un área importante. Antes de ingresar contratos físicos, asegúrese de que las posiciones estén establecidas para que se puedan ingresar las fijaciones de precios, coberturas y operaciones de divisas.

A continuación, configure la tabla de mes de llegada a mes de futuros. El mes y año de embarque se vinculan con el mes y año de futuros para cada bolsa.

Verifique que el archivo de Productos de Bolsa sea correcto.

CATS(R) es una marca registrada de New Data Systems. El Copyright (C) de todos los materiales de CATS, escritos y electrónicos, es propiedad de New Data Systems.