Antes de começar a usar o CATS, você pode precisar configurar o acesso externo, escolher sua impressora do CATS e selecionar opções internas do sistema. Esta página fornecerá informações detalhadas sobre como preparar o CATS para o primeiro uso.

O CATS é iniciado a partir de um ícone de atalho na sua área de trabalho. Se você não possui um ícone de atalho do CATS, consulte esta página para instruções sobre como criar um.

Para adicionar novos usuários ou atribuir direitos de usuário, você deve estar logado como supervisor (SU). Usuários adicionais podem ser adicionados conforme necessário, de acordo com o contrato de licença.

O supervisor pode adicionar usuários adicionais na versão em rede do CATS. Para isso, faça o login no CATS como supervisor com o nome de usuário SU. Somente o usuário SU pode modificar a lista de usuários e direitos.

Em seguida, selecione Manutenção > Geral > Arquivo de Usuário.

Acessando o Arquivo de Usuário

Selecione Adicionar no menu da barra de ferramentas para criar um novo usuário.

Adicionar um Novo Usuário

Insira o novo ID de usuário. A NDS recomenda o uso das iniciais do nome, nome do meio e sobrenome do usuário (dois caracteres). Os IDs de usuário podem ter até 3 caracteres. Digite o nome completo do usuário no campo de descrição sem sinais de pontuação.

Inserir Novo ID de Usuário

Clique em Aplicar para continuar. Na próxima tela, você pode alterar os direitos do usuário e o nome completo. Faça as alterações necessárias e escolha Aplicar.

Editar Detalhes do Novo Usuário

Quando terminar, você verá o novo nome de usuário na lista de usuários.

Quando um novo usuário é adicionado ao CATS, ele normalmente possui uma senha em branco, então, na primeira vez que você fizer o login, colocará suas iniciais no ID e pressionará enter quando solicitado a senha.

Fazer Login no CATS

Observe que sua empresa pode usar o próprio logotipo na tela de login.

Ao digitar sua senha, você pode não ver as letras que está digitando. Simplesmente digite-a e pressione Enter ao finalizar.

Novas senhas podem ser escolhidas pelos usuários a qualquer momento. Supervisores e a equipe da New Data Systems também podem alterar a senha de qualquer usuário na área do arquivo de usuário.

Para alterar sua própria senha, vá para Preferências do Usuário > Alterar Senha no menu principal do CATS.

Alterar Senha pelo Menu

Uma caixa aparecerá com seu ID de usuário e um local para inserir sua senha atual e a nova.

Inserir uma Nova Senha

Preencha os campos e pressione Salvar para continuar.

Às vezes, senhas são solicitadas antes de realizar uma ação que deve ser feita com cuidado. A solicitação de tal senha começa com um número, como visto na imagem abaixo.

Inserir Senha 1

Os seguintes são números de senha que você pode encontrar:

1 - DEMOI (Usada em todo o CATS.) 5 - COFCOF (Usada ao fazer lançamentos contábeis contra contas protegidas do Livro Razão) 6 - CONTR (Usada ao excluir na área de contratos.)

As senhas numeradas podem ser alteradas assim como a senha do ID. Primeiro, digite NEW quando uma senha for solicitada. Em seguida, digite a senha antiga. Depois, siga as instruções para renomear a senha. Senhas numeradas devem ter 5 ou mais caracteres.

Alterar uma Senha via Prompt

O CATS possui inúmeras opções específicas da empresa que podem ajudá-lo a obter exatamente o que precisa do sistema. Algumas das opções mais usadas podem ser encontradas na área de Configuração do Sistema.

No Menu Principal, selecione Manutenção > Configuração > Configuração do Sistema.

Acessando Opções de Configuração do Sistema

Em Configuração, há uma série de escolhas que permitem personalizar como o CATS funcionará para uma empresa específica.

Você pode usar o logotipo da sua empresa para criar um papel timbrado em faturas, confirmações de contrato e outros documentos.

Para inserir um logotipo no CATS, ele deve ser uma imagem gráfica, preferencialmente criada em um PC. Para testar se você tem uma imagem adequada, você pode imprimir um papel timbrado usando a imagem no Microsoft Word. Imagens digitalizadas geralmente não funcionam porque são muito grandes e não possuem qualidade suficiente.

Primeiro, o logotipo deve ser impresso para um driver de impressora HP usando a opção de impressão Para Arquivo (To File). Isso cria um arquivo de imagem de impressão.

Em seguida, a imagem deve ser limpa de comandos de formatação de página. Entre em contato com a New Data Systems para mais informações sobre este processo.

Uma vez limpo da formatação, o arquivo de imagem de impressão pode ser alimentado pelo CATS para o documento sendo impresso.

Não preencha o campo de moeda se ele se referir à moeda padrão. Entre em contato com a New Data Systems se desejar usar uma moeda padrão diferente. Uma instalação padrão do CATS usa dólares americanos como padrão. A única exceção é para diferenciais baseados em Libra (Lb). Neste caso, insira o diferencial em centavos por Libra. Por exemplo, se o preço for 5 centavos por Libra acima de maio, o diferencial é 5.00000. Se o diferencial não for inserido por Libra, então o padrão é em dólares americanos. Por exemplo, se o diferencial for $5.00/mt acima de maio, o diferencial é inserido como 5.00000.

Não é necessário colocar LB como base de peso, pois este é o padrão. KG e MT também podem ser usados, assim como 46KG e 50KG.

Refere-se à Medida selecionada no CATS. Por exemplo, para café, isso geralmente será “Sacas”.

Estas dicas podem não se aplicar a procedimentos de configuração mais novos.

O CATS usa cerca de 25 MB de armazenamento em disco no momento da instalação. (Tamanho aproximado.)

O CATS pode ser colocado em qualquer unidade de rede.

Configurando uma Impressora

Antes que um novo usuário possa imprimir documentos do CATS, o usuário deve informar ao sistema para qual impressora enviar o documento.

Para ajuda inicial com sua impressora, consulte Configurando uma Impressora.

As funções de manutenção são divididas nas áreas Geral, Recálculos, Ajustes e Configuração.

Em Geral você encontrará: *O recurso de manutenção mais importante é a Reindexação (Re-indexing). Insira A para todos (all). Certifique-se de que ninguém mais esteja no CATS antes de iniciar a Reindexação. *A Manutenção do Arquivo de Rastreamento (Tracking File Maintenance) é especialmente útil para observar mensagens de erro. Você deve logar como SU (Supervisor) para acessar esta seleção de menu.

A área de Configuração do menu de Manutenção contém muitos recursos úteis para configurar o CATS.

Papel timbrado, colunas de marcas, formulários de tráfego, colunas de alocação, faturas, contratos, observações e fontes serão configurados aqui. Opções de tamanho de papel, opções de formato de moeda e data, e outras opções de configuração estão disponíveis aqui. Também são relevantes os recursos específicos que você pode habilitar ou desabilitar para todos os usuários.

Configurações Gerais do Sistema

Veja Configuração do Sistema para ajuda na definição das preferências do sistema.

Para ajuda na personalização das fontes do sistema, consulte Fontes do Sistema.

O tamanho de papel padrão é A4 para a configuração Europa.

Configurações de data internacionais como Alemã, Britânica e DMY são suportadas pelo CATS.

Caracteres especiais como ü podem ser inseridos e impressos. Esses recursos podem exigir alguma modificação com base nas necessidades da sua empresa e na sua própria experiência com o CATS.

A tecla F2 (ou a opção Sair/Salvar Alterações) é a maneira mais segura de sair do modo de edição sem perder nenhum dado.

Onde uma tecla de Sair não existir, as seguintes teclas podem ser usadas em um campo “verde” de largura fixa:

(Em um campo “cinza” de tamanho variável, pressione qualquer uma das seguintes, exceto onde indicado.)

[F2] Salvar/Continuar [Page Down] (não para campos cinzas) Tenha cuidado nos campos “cinzas” para não pressionar Enter, a menos que pretenda criar uma linha em branco. Use a tecla [Back Space] (apagar à esquerda) ou [Delete] (apagar à direita) para excluir linhas em branco desnecessárias nessas regiões de edição ou memorando.

Consulte a Lista de Contas para ajuda ao inserir nomes, endereços e códigos de conta.

Quando você tiver inserido seus códigos de conta, poderá imprimir uma lista deles para referência. Veja Imprimindo a Lista de Contas.

Contas de Clientes, Contas a Receber (A/R), Contas a Pagar (A/P) e contas bancárias são especificadas por códigos alfanuméricos de 7 dígitos.

Por exemplo: New Data Systems poderia ser NEWDATA ou NWDTSYS, onde o último esquema elimina vogais, a menos que a primeira letra comece com uma vogal. Sugerimos que evite o uso de caracteres de pontuação nestes nomes de contas subsidiárias.

Insira códigos de conta com o recurso Lista de Contas no menu de Contabilidade.

A função Scan no módulo de Lista de Contas (Accts: Name/Addr) é útil para inserir muitas contas rapidamente.

Contas de exemplo estão incluídas no CATS. Elas devem ser excluídas usando a função Scan.

O número G/L padrão é necessário para contas BAN (Banco) e é opcional para outras contas. Por exemplo, se a conta G/L de telefone for 78000 e você estiver inserindo o fornecedor “Minha Companhia de Telefone” com o código MYPHONE, coloque 78000 na conta G/L. O número G/L pode ser substituído quando necessário.

Para faturas que referenciam contratos, o número G/L vem do número G/L para faturas ou da atribuição de números G/L a códigos de custo. O número G/L desta tela é usado com o Banco ao inserir recebimentos e desembolsos e transferências bancárias, e para outras contas como o padrão para o valor de prova ao inserir recebimentos e desembolsos. O valor de prova é o valor não aplicado contra faturas de compra ou venda.

Veja Como Configurar um Plano de Contas.

Cada banco (codificado como BAN) e todas as subcontas de A/R (Contas a Receber) e A/P (Contas a Pagar) são inseridas através dos recursos Add ou Scan da área de Contas Subsidiárias na seção de Contabilidade.

Os seguintes são exemplos de vários tipos de contas subsidiárias usados em todo o CATS: SHI BUY BAN BRO WH VEN INS

BRO, WH e BAN devem ser usados para Corretores, Armazéns e Bancos, respectivamente.

Números de Contrato - 6 ou 8 caracteres alfanuméricos. Códigos de produto - campos de 5 caracteres. Códigos de categoria - campos de 3 caracteres. Códigos de classificação - campos de 6 ou 10 caracteres. Códigos de conta - 7 ou 10 caracteres alfanuméricos. Números de fatura - 7 caracteres alfanuméricos. Números de conta G/L - campos de 5 dígitos. Empresas que utilizam múltiplas divisões:

Divisões possuem 3 dígitos

Departamentos 3 dígitos.

Os códigos de custo são campos de 3 dígitos usados ao inserir faturas para especificar o tipo de custo (frete, alfândega, etc.). Números G/L podem ser associados a custos específicos.

O CATS usa Códigos de Custo para acompanhar suas despesas. Você deve atribuir Códigos de Custo para diferentes tipos de despesas ou custos. Por exemplo, com o CATS você pode analisar quanto está gastando com pesagem, porque toda vez que inserir um registro que envolva pesagem, você inserirá o código de pesagem. Para ajuda na criação de Códigos de Custo:

Sobre Códigos de Custo.

Códigos de Origem, Destino, etc.

Inserindo Descrição do Produto ou Códigos de Classificação

Como Adicionar Categorias e Subcategorias de Produtos

Certifique-se de revisar o Arquivo de Ajuda de Futuros.

Crie códigos como antes para contas de Corretor.

Estabeleça Produtos de Bolsa. Alguns destes já foram configurados para você. Negociações de Bolsa: Produtos de Futuros Negociações de Bolsa: Scan de Produtos de Futuros

Posições na Bolsa é uma área importante. Antes de inserir contratos físicos, certifique-se de que as posições estejam estabelecidas para que a fixação de preços, hedges e negociações de moeda possam ser inseridas.

Em seguida, configure a tabela de mês de chegada para mês de futuros. O mês e o ano de envio são correspondidos ao mês e ano de futuros para cada bolsa.

Verifique se o arquivo de Produto de Bolsa está correto.

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