CATS facilita la tarea de cuadrar su libro mayor con sus facturas físicas (facturas pertinentes al inventario). Por cada cargo realizado a las cuentas del libro mayor de Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar en CATS, debe tener una factura correspondiente. Si bien los elementos de facturas individuales pueden ir contra cuentas del libro mayor particulares relacionadas con estos gastos o cargos, el importe total de cada factura debe ir contra las cuentas del libro mayor para cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

CATS comprueba que los saldos iniciales y actuales esperados para las cuentas por cobrar y cuentas por pagar coincidan con la lista de facturas pendientes cada vez que ejecuta un Recálculo contable. Si el procedimiento encuentra una discrepancia, CATS le advertirá de este hecho.

Otro lugar donde puede ver esta discrepancia es consultando el Balance de comprobación y comparándolo con el Informe de facturas pendientes.

Si recibe un mensaje indicando que el saldo inicial para las cuentas por cobrar y cuentas por pagar es incorrecto, significa que el saldo inicial para esas cuentas del libro mayor introducido en el área Exploración de cuentas del libro mayor difiere del saldo inicial calculado en función del informe de facturas pendientes. Siga estos pasos para intentar encontrar la causa.

1. Desde el área aislada, imprima un Balance de comprobación.
   • En el filtro para Saldos o movimientos de cuentas del libro mayor, seleccione Saldo actual u inicial.
   • Elija columnas para Saldo inicial, Saldo del período 11, Importe del período 12 y Saldo del período 12 (o Saldo actual), o el período que necesite cuadrar.
2. Desde el área actual, imprima un informe resumido de facturas pendientes.
   • En el filtro Tipo de factura, elija Compras o Ventas.
   • En el filtro Saldo, seleccione Saldo inicial.
   • Seleccione una cuenta del libro mayor, ya sea para la cuenta de sistema GL_AP o GL_AR.
   • En la Pantalla 5, elija Resumen.
   • En la pantalla Seleccionar orden, ordene y subtotale por Cuenta.
   • Imprima el informe y tome nota del total final.
3. Desde el área aislada, imprima un Extracto del libro mayor.
   • En el filtro para Rango de cuentas del libro mayor, seleccione la cuenta del libro mayor para GL_AR o GL_AP.
   • Elija columnas para Saldo inicial, Débito, Crédito y Saldo actual (o el período que necesite cuadrar, como Saldo del período 12).
   • En la Pantalla 5, elija Resumen.
   • En la pantalla Seleccionar orden, ordene y subtotale por Cuenta, luego ordene por Número de factura.
4. Compare los totales de cada informe entre sí.
   • Una vez que encuentre una discrepancia, reduzca el problema a una sola cuenta (si es posible).
   • Imprima la lista detallada de facturas solo para ese código de cuenta de contraparte utilizando el Rango de cuentas en los informes.
   • Haga lo mismo con el extracto del libro mayor.
   • A continuación, podrá determinar qué facturas tienen discrepancias de saldo.

Si tiene una discrepancia con el saldo actual, puede seguir estos pasos para encontrar la causa:

1. Ejecute el Recálculo contable con las opciones predeterminadas.
   Haga clic aquí para ver las opciones predeterminadas del Recálculo contable
2. Revise el informe y busque errores relacionados con “Transacción no correspondiente a factura contabilizada en GL_AR” o “El número de libro mayor NO es GL_AP” en la impresión.
   Haga clic aquí para ver un ejemplo de estos errores.
3. Corrija estas transacciones.
   • Siga estos pasos para revertirlas O
   • Corrija estos errores introduciendo un número alternativo de libro mayor para estas transacciones.

1. Desde el área actual o aislada, imprima un informe resumido de facturas pendientes.
   • En el filtro Tipo de factura, elija Compras o Ventas.
   • En el filtro Saldo, seleccione Saldo total.
   • Seleccione una cuenta del libro mayor, ya sea para la cuenta de sistema GL_AP o GL_AR.
   • En la Pantalla 5, elija Resumen.
   • En la pantalla Seleccionar orden, ordene y subtotale por Cuenta, luego ordene por Número de factura.
   • Imprima el informe y tome nota del total final.
2. Desde el área aislada, imprima un Extracto del libro mayor.
   • En el filtro para Rango de cuentas del libro mayor, seleccione la cuenta del libro mayor para GL_AR o GL_AP.
   • Elija columnas para Saldo inicial, Débito, Crédito y Saldo actual (o el período que necesite cuadrar, como Saldo del período 12).
   • En la Pantalla 5, elija Resumen.
   • En la pantalla Seleccionar orden, ordene y subtotale por Cuenta, luego ordene por Número de factura.
   • Imprima el informe y compare el total final con el Informe de facturas pendientes.
3. Compare los totales de cada cuenta hasta encontrar la discrepancia.
   • Una vez que encuentre una discrepancia, reduzca el problema a una sola cuenta (si es posible).
   • Imprima las facturas solo para ese código de cuenta de contraparte utilizando el Rango de cuentas en los informes.
   • A continuación, podrá determinar qué facturas tienen discrepancias de saldo.

Estas son algunas de las causas más comunes de las discrepancias de saldo en las facturas en CATS.

1. Contabilizaciones incorrectas en las cuentas GL_AP y GL_AR.
2. Cambios en las facturas en áreas aisladas que no se realizaron en el área actual.
   • Facturas desmarcadas como contabilizadas o eliminadas de áreas aisladas que están en el área actual (o viceversa).
   • Modificaciones en facturas en áreas aisladas que no se trasladaron al área actual, incluidos cambios en el número de libro mayor o cambios en los importes.
3. No volver a aislar correctamente después de realizar cambios en el área actual que afectan al área aislada.

Una vez que haya determinado la causa de la discrepancia y qué facturas se vieron afectadas, podrá solucionar el desajuste de inventario.